Mô hình cấp mã xác thực hoá đơn phân tán là mô hình sử dụng ứng dụng công nghệ thông tin của Tổng cục Thuế và thiết bị cấp mã xác thực đặt tại doanh nghiệp để cấp mã xác thực hoá đơn cho doanh nghiệp.
Mô hình cấp mã xác thực hoá đơn tập trung là mô hình sử dụng hệ thống thiết bị cấp mã xác thực và ứng dụng công nghệ thông tin đặt tại Tổng cục Thuế để cấp mã xác thực hoá đơn cho doanh nghiệp.
Những điểm mới của hoá đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế:
Ngoài những thông tin cơ bản của hóa đơn hiện hành, trên hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế thể hiện thêm một số thông tin sau:
- Số hóa đơn xác thực: là dãy số có cấu trúc theo quy định của Tổng cục Thuế và được cấp bởi hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.
- Mã xác thực: là chuỗi ký tự được mã hóa và được cấp bởi hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.
- Mã vạch hai chiều: có cấu trúc theo quy định của Tổng cục Thuế, hỗ trợ đọc và kiểm tra nhanh thông tin trên hóa đơn.
Một số quy định khác liên quan đến hoá đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế:
- Hóa đơn phải có chữ ký số của người bán trước khi được cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực.
- Chữ ký của người mua: Trường hợp người mua có chữ ký điện tử, người mua có thể ký điện tử sau khi hóa đơn đã được xác thực (nếu cần).
- Trong ký hiệu mẫu số hóa đơn (mẫu hóa đơn) doanh nghiệp sử dụng ký tự số “0” để thể hiện số liên hóa đơn, trên hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế không phải có tên liên hóa đơn.
- Doanh nghiệp có thể phát hành hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế sau khi đăng ký phát hành thành công tại phần mềm Xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) (Theo quy định hiện hành đối với hóa đơn giấy, doanh nghiệp chỉ được sử dụng hóa đơn sau khi thông báo phát hành với cơ quan thuế 05 ngày).
- Các Doanh nghiệp tham gia thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế không phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho hình thức hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế.
- Doanh nghiệp là người bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc người mua hàng hóa, dịch vụ có thể kiểm tra kết quả xác thực hóa đơn bằng cách truy cập trang thông tin điện tử ngành Thuế và nhập các thông tin về hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế.
Việc áp dụng đăng ký chữ ký số hoá đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế sẽ giúp doanh nghiệp giảm thời gian đăng ký phát hành hoá đơn mới và báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn. Ngoài ra, hoá đơn xác thực sẽ giúp giảm chi phí quản lí cho doanh nghiệp trong việc in, phát hành, vận chuyển, bảo quản và lưu trữ hoá đơn. Hơn nữa, hiện nay 95% doanh nghiệp đã sử dụng kê khai thuế qua mạngnên doanh nghiệp hoàn toàn có thể tận dụng hạ tầng công nghệ thông tin đã có để sử dụng hoá đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế. Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, nếu sử dụng hoá đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế, doanh nghiệp sẽ không phải đầu tư xây dựng riêng hệ thống cấp phát hoá đơn điện tử.
Hình ảnh minh hoạ hoá đơn điện tử có mã xác thực: